>   >  コロナ禍の今、対応待ったなし! Adobe Signを用いた電子契約ウェビナーレポート
コロナ禍の今、対応待ったなし! Adobe Signを用いた電子契約ウェビナーレポート

コロナ禍の今、対応待ったなし! Adobe Signを用いた電子契約ウェビナーレポート

AfterコロナからWithコロナへ。中長期化することが予想される新型コロナウイルスの脅威において、紙と判子ベースの業務が限界に近づいている。求められるのは電子契約に対する正しい知識と理解だ。5/22(金)に開催されたアドビの電子契約ソリューション「Adobe Sign」セミナーのレポートを通して、電子契約の今を考える。

TEXT_小野憲史 / Kenji Ono
EDIT_小村仁美 / Hitomi Komura(CGWORLD)

電子契約の必要性を一気に示したコロナ禍の状況

新型コロナウイルスの感染拡大と、それに伴うテレワーク推進の中、ボトルネックになっているのが紙と判子を必要とする日本式業務スタイルだ。アドビの調査によると、実に64.2%のビジネスパーソンが「テレワーク中に紙書類や捺印の対応で出社した経験がある」という。コロナ禍の影響が中長期化する中、映像・ゲーム業界に限らず「紙と判子」からの脱却は急務だと言えるだろう。

こうした中、アドビが提案する電子契約ソリューションが「Adobe Sign」だ。5月22日(金)、同社の昇塚淑子氏は「事業継続性に効く。突然のテレワーク指示でもビジネスを止めない『電子契約』のススメ。」と題したウェビナーを開催し、電子契約の現状とAdobe Signの有効性についてアピールした。ブラウザのチャット欄には多数の質問が寄せられ、参加者の関心の高さが窺えた。

昇塚氏は契約書の電子化を巡る現状から解説を始めた。大前提として、我が国において「紙と判子」ベースの業務はなぜなくならないのだろうか。2001年に「電子署名法」が施行されており、契約書の電子化は認められている。しかし、昇塚氏は「電子署名法は一般的なデジタル書類に関する規定をしているだけで、関連する法律を精査していかなければ、電子化の可否や詳細の判断がつかないことがある」と指摘する。

また、電子化が可能な場合でも、契約者の双方でデジタルIDを取得する必要がある。本人確認のために認証局が発行するもので、IDあたり数千円から数万円とコストが高く、取得には個人情報の提出が必要だ(e-Taxで確定申告をした経験があれば、この面倒さが感覚的にわかるのではないだろうか)。片方が電子契約を希望しても、相手方が同意しなければ移行は難しい。商習慣だけでなく、様々な課題があるのだ。

もっとも、一連の規制緩和や法令の制定で、状況が急速に変わりつつある。潮目となったのが2019年5月の、行政のデジタル化に関する基本原則などを定めた「デジタル手続法」の公布だ。クラウドの普及に伴い、デジタルIDに依存しないかたちで、デジタル契約の有効性を担保するしくみも登場した。後述するが、この簡便性がAdobe Signの強みのひとつにもなっている。

そこに降って湧いたコロナ禍だ。安部首相も4月に「全ての行政手続きでデジタル化の前倒しなどを至急検討すること」「民間の経済活動についても、紙や捺印を前提とした業務慣行を改めること」という指示を出したほど。昇塚氏は「まさに今、紙と判子から脱却して、業務書類を電子化していく過渡期に来ている」と述べた。コロナ感染の第二波、第三波が予測される中、契約書の電子化は急務だといえる。

電子契約の推進は業務改革につながる

続いて昇塚氏は、電子契約を推進するメリットとして、「働き方改革」「顧客体験の革新」「内部統制強化」「事業継続性」の4点を挙げた。

紙と判子が撤廃されると、書類を印刷・製本・捺印・郵送するなどの間接業務からビジネスパーソンが解放され、本来の業務に集中できるようになる。これが「働き方改革」だ。その一方で電子化が推進すると、先方の担当者も間接業務から解放され、クリック1つで契約が締結できるようになる。まさに「顧客体験の革新」だ。個人的にもPDFの請求書を印刷して郵送する商慣習は、終わりにしてほしいと感じているほどだ。

また、紙の書類は手元を離れると、どこでどのように処理されているのか、可視化ができなくなる。これが電子化することで可視化が可能になり、「内部統制強化」が進む。さらにコロナ禍の第二波が想定される中、いつどのような事態で外出制限が起きても事業を継続させられるだけの準備が必要だ。こうした「事業継続性」も、電子化で高まるというわけだ。

Adobe Signはこうしたコロナ禍の状況を、企業が生き抜くためのソリューションのひとつと言える。「ドキュメントプロセスの生産性向上と法的有効性を両立させるための、クラウド電子サイン」である......昇塚氏はこのように胸を張る。同種のソリューションは他社からも発売されているが、年間60億件の処理を行い、全世界で7,700万人以上が活用している実績が、Adobe Signの強みを物語っているという。

ポイントは単に電子決済のしくみを担保するだけでなく、ビジネスの生産性を飛躍的に向上させる「電子サインプラットフォーム」という特性を備えている点だ。昇塚氏は「プロセス」「署名」「システム連携」の3項目を挙げて解説した。

企業では人から人、組織から組織へと書類が回っていく過程で、様々な合意や承認、署名が行われる。そのため書類の動きに着目すれば、企業活動が可視化できる。Adobe Signはそのために最適なプラットフォームで、営業・購買・人事・管理など、多様な部門を横串にさして連携が図れるという。

このベースとなるのが、書類の法的有効性を担保するための署名機能だ。Adobe Signでは重要度の高い書類を扱う「電子署名」(実印と印鑑証明書が必要なレベル)と、より重要度の低い「電子サイン」(一般的な営業契約など、認印で問題ないレベル)という、2段階の署名機能を使い分けられる。また電子メールとブラウザがあれば、誰でも使用できる手軽さも兼ね備えている。

最後にAdobe Signには様々な連携用コネクタが用意され、Officeやbox、Salesforceなどのアプリケーションと連携が取れる。Adobe Signのポータルサイトを開くことなく、全ての作業を連携先のアプリケーションで完結させることも可能だ。エンジニアがコーディングすることなく、外部連携をとるしくみを構築することもできるという。

電子サインによる署名のデモ

ここで昇塚氏はAdobe Signのデモを披露した。秘密保持契約を取引先に送付し、先方が署名した上で返信するというのが想定シナリオだ。なお、ここで使用された署名は「電子署名」ではなく、「電子サイン」となる。デジタルIDは使用されていないが、PDF化された契約書ファイルとメールアドレスの履歴を辿ることで、書類の「本人確認」と「非改ざん性」が担保されるしくみになっている。

  • 【1】ブラウザでAdobe Signのポータルサイトを開き、登録アカウントでサインインする。中央の「書面を依頼」ボタンをクリック
  • 【2】契約書を送信する相手先のメールアドレスを入力する。一度に複数のメールを送ったり、契約書を承認する順番を指定したりできる

  • 【3】通知メールにパスワードを設定したり、相手先の携帯電話番号を事前に登録しておいて、ワンタイムパスワードを送信したりすることも可能だ
  • 【4】送信する文書を指定する。PDFだけでなく、Officeなどの指定も可能だ。その場合はPDFに自動変換されてアップロードされる

  • 【5】送信ボタンをクリックすれば、文書がAdobeのクラウドサーバにアップロードされると共に、通知メールが先方に送られる
  • 【6】受信側のメールボックスを開くと、契約書の通知メールが届いている。「確認して署名」ボタンをクリックすると、AcrobatでPDFが開く

  • 【7】PDFは自動的にWebフォームに変換され、記入が必要な場所を指定できる。複数のフォームを連携させて、自動入力させることもできる
  • 【8】署名にはキーボードからタイプ入力をする以外に、合計4種類の方法が選べる。これにより幅広い方式に対応している

  • 【9】手書き入力を選択したところ。タッチパネル対応PCであれば、直接手書きでサインができる。スマホと連携させての手書き入力も可能だ
  • 【10】事前に用意した押印のイメージを署名として挿入したところ。最後に「クリックして署名」を選択すると、署名済み契約書が返送される

  • 【11】契約書が先方で署名された旨の通知メールが届く。クリックするとAdobe Document Cloudから契約書@PDFがダウンロードされ、Acrobatで開ける
  • 【12】署名欄のリンクをクリックすると、Adobe Signのポータルサイトが開き、本PDFの送信・署名履歴などが確認できる

このように、Adobe Signを使用すると一連の作業がWeb上で完結するだけでなく、履歴をたどれる点がポイントだ。契約書を印刷して同僚や上席の人間に判子をもらうプロセスが、そのまま電子化されているため、直感的でわかりやすい。ワークフローデザイナー機能を用いれば、様々な承認プロセスをコーディング不要で構築できる。通知メールにパスワードや、携帯電話の電話番号認証を付与することも可能だ。

また、Webフォームではフォームごとに入力できる人物を指定できる。紙の書類で記入箇所を鉛筆で薄く囲ったり、付箋を貼ったりする行為のメタファーだ。これによって、空欄のままで書類を返送したり、誤入力したりする事態を防げる。送付する書類はPDFだけでなく、Officeのファイルをそのまま送付することも可能だ(Adobe Signポータルにアップロードされた時点で、PDFに変換される)。その上、これらの入力情報を蓄積して再活用することもできる。

次ページ:
Salesforceを用いた注文書送付のデモ

特集