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管理者必見! 作業時間・予算・機材管理まで、キュー・テック制作部のユニークなShotgun活用法

管理者必見! 作業時間・予算・機材管理まで、キュー・テック制作部のユニークなShotgun活用法

1989年の設立以来、TV、CM、アニメなど多彩なジャンルの映像制作を手がけている老舗ポストプロダクション、キュー・テック。同社では、2018年頃から制作部にShotgunを導入し、通常のプロジェクト管理にとどまらず予算や各スタッフの作業時間、機材の管理までもShotgun上で行なっているという。その独特な使用法と社内への定着に至る経緯を制作部ディレクショングループマネージャー・金苗貴宏氏に聞いた。

INTERVIEW_ショットガン・トキトウ
TEXT_岸本ひろゆき / Hiroyuki Kishimoto
EDIT_小村仁美 / Hitomi Komura(CGWORLD)

<1>幅広いジャンルの映像制作を担うキュー・テック制作部

ショットガン・トキトウ(以下、トキトウ):通常のShotgunの使い方であるプロジェクト管理に加えて、受注・予算管理、機材管理もというのはかなりユニークな例なのではないかと思います。特に、Shotgunには実務時間を追跡するための「タイムログ」というエンティティが標準で備わっていますが、これを予算管理面で活用しておられるとのこと。こちらは入力の手間もありなかなか定着しないという例が多いのですが、どのように運用しておられるのか大変興味深いです。本日はそのあたりをうかがっていけたらと思います。どうぞよろしくお願いいたします。まずは自己紹介をお願いします。

金苗貴宏氏(以下、金苗)株式会社キュー・テック 制作部ディレクショングループ マネージャーの金苗です。元々弊社はレーザーディスク株式会社というレーザーディスクを作る会社だったのですが、そこから音響と編集をパッケージにして、オーサリング、プレス業務を行うキュー・テックという会社になりました。


  • 金苗貴宏/Takahiro Kan-nae
    株式会社キュー・テック
    制作部ディレクショングループ
    マネージャー
    www.qtec.ne.jp

金苗: 今期から制作系の部署をまとめた「制作部」が発足し、CG、VFX、映画やドラマの制作・プロデュースを行うようになりました。私はアニメ、CM、イベントの番組制作などを請け負う「制作部ディレクショングループ」というところでマネージャーをやらせていただいています。最近のCGの実績ですと、『天気の子』、『オルタード・カーボン: リスリーブド』、アニメ『モンスターストライク』、また近年は、VTuberらデジタルアーティストのライブモーションを担当させていただくことも多くなっています。

私は2007年入社で、在籍13年ほどになります。制作部ディレクショングループの下には管理、アーティストなどが10名ほど在籍していて、私は制作には携わらず、管理業務やクライアント様との窓口業務を担当させていただいています。案件の受注管理、予算管理、あとは機材・ソフトウェアの管理なども担当していて、それらにShotgunを利用しています。

<2>2015年ごろから導入を検討し、2018年に本格稼働

トキトウ: 金苗さんは、ボーンデジタルでShotgunのイベントを始めた初期の頃からいらしていたのを覚えています。その頃はまだ国内でもShotgunユーザーはそれほど増えていなかったと思いますが、導入当初の様子はいかがでしたか?

金苗:使用を考え始めたのは2015年ごろで、日本のユーザーの中では早い段階から目をつけていた方だと思います。小規模に導入してみましたが、本当に一部のスタッフにしか浸透しない状態でした。以前社内にあったLive2Dの部署がそれで、当時の担当は上手く使っていた一方、CG部署の方はExcel管理を捨てられず、通常業務もある中で新たにShotgunを覚えるという敷居の高さを実感しました。また、私も当時は営業一本で管理の仕事をしていなかったため、本腰を入れられませんでした。

2年ほど前に私がマネージャーになり、当時のCG部署の課題として「勤務時間が見えない」「案件の詳細がどうなっているかわからない」「忙しいと訴えられても、何がどう忙しいのか判断材料がない」ということが課題となっていました。案件管理は1人の制作進行に委ねられていて、他人と共有しづらいExcelで管理されていました。

情報を共有・閲覧できるものが欲しい、というニーズが挙がり、それはまさにShotgunで達成できることだったので、部署全体で使おうと決めました。それでも使い方を覚えるというハードルが高く、思うように導入が進まないまま半年ほど経った頃に案件がスケジュール的に炎上するという出来事があり、そこに私がヘルプで入ったときにShotgunでの管理を試してみました。半年の間にトキトウさんにいろいろ伺いながらプロジェクトもある程度作れるようになっていたので、作成してみんなに展開したところ、すごくわかりやすいと。それがCGのスタッフにもShotgunが受け入れられるきっかけになりました。

トキトウ:そうすると2015年ごろに導入されて、実際に広く使われるようになったのは金苗さんが今のポジションになった2018年ごろ、そこから本格的に案件受注管理という使い方が確立されていったということですね。それまでは、何か別の管理ツールなどは使っておられましたか?

金苗:当時の担当はExcelで管理していました。でも、誰かと共有するために作っているわけではなく個人的に情報を管理する目的で作られていたので、Excelの説明を受けて内容を理解する必要があったり、個人の独自解釈が含まれていたりと、共有されてすぐわかるというものではありませんでした。フリーの管理ツールなども含めて検討しましたが、Shotgunを導入しているしLive2D部署での成功例も見ていたので、使うことができれば絶対行けるという手応えはありました。それで、部署として何がなんでも使いこなしていきましょう、と話をして。

トキトウ:その段階で受注管理に使っていきたいというご相談を受けました。現在はShotgun上でプロジェクトをまとめて予算管理・受注管理しているということで、そのあたりを詳しくお聞かせください。

金苗:社内プロジェクトを管理する「Qtec Project」というエンティティを作って、各月ごとに「見通し」「売り上げ」などを入力しています。で、計算フィールドを用いて、原価と稼働時間をかけて利益率が出るようになっています。

グルーピングは月ごとにカテゴリ別になっています。「3DCG」「VFX」「Live2D」などをプルダウン式で選択できるようにしていて、ステータスでは進行中なのか請求済みなのか、受注なしなのか、を管理しています。社内の管理番号などのフィールドを用意したり、採算が合わなかった(利益率がマイナスになった)ものは「条件で行の色を変更」で赤くなるようにしたり。それらは1案件ごとに確認できるようにしています。



▲カスタムエンティティ「Qtec Project」を用いた「売上管理表」(上)、「売上管理グラフ」(下)(数値はダミー)。売り上げの見通しや実際に売り上げた金額、利益率などが一覧できる。利益率の算出には、タイムログの合算による人件費の累計も用いられる。それらの数字を集計してグラフ化し、営業部署内での打ち合わせ、交渉に用いている

金苗: 売り上げや今後の見通しなど、書類での提出を求められることがあります。そういうときに「予実管理」タブで必要なフィールドに絞ってCSV形式で書き出すことができるので、そこから書類の形に整えて使っています。

トキトウ:そういう書類作成時にはマクロも用意していたり?

金苗:CSVをExcelで読み込んで、提出に不要な列は削除して「テーブルとして書式設定」を適用して金額の合計を計算したり、不要な年月にチェックを外したりして整えれば提出用書類が出来上がります。そういう書類作成用のCSVをエクスポートするのに適したレイアウトを作ってあるのが「予実管理」タブです。最初は必要があるたびに作っていたのですが、結局あらかじめ作っておいた方が楽だなと気づいて。以後は用途に合わせてタブを増やしています。

稼働時間に対して計算を行う「稼働時間」タブでは、月ごとの予測時間、稼働時間、原価予測等を行います。このほか、外注費、月別売り上げ、案件のカテゴリ別などバリエーションがあります。こういうのも、Shotgun本格導入以前はなかなかなかったんですよね。きちんとまとめておきなさいというのはもちろんあるんですけど、意外とまとまらなくて。

トキトウ:外注費では、外注先ごとにフィルタを用意されていますね。

金苗:そうですね、パートナー企業ごとにフィールドを追加してそこに外注費を入力しています。そうしてまとめた結果は、毎週のミーティングでグラフ化して確認しています。このくらいかかるから、だいたいどれくらいの人員が必要になるとか、もうちょっと受注できそうといった、営業の数字の話をするのにも活用しています。

トキトウ:もともと金苗さんが営業ポジションということもあり、こういうグラフや数字を用いた説明がしやすいというのはありそうですね。

金苗:やはり組織や上司と話をしていく上では、こういう資料を毎回毎回数字として出していく必要がありますね。管理職の目線ではどうしても数字を重視しますので。そして、言われてから資料を作るのでは時間がかかってしまいますが、Shotgunを使っていると日々の入力で蓄積した情報が勝手に表になり、必要な情報だけ取り出せばすぐに資料のベースになるので、そこはすごく大きなメリットだなと思います。そういうデータベースや、データを取り出して使うといったシステムは、これまで社内にはなかったんですよね。

<3>タイムログで各スタッフの繁忙度やスキルを可視化

トキトウ:この予算管理・受注管理プロジェクトにも「スケジュール」という項目がありますね。どのようにスケジュールを管理されているのでしょうか?

金苗:当初はTaskのガントを使ってスケジュール管理していましたが、実はもう使っていません。大体1年ほど運用して機能を知っていく中で「Project Timeline」「Crew Planning」がすごく使えるということに気づき、現在は全面的にこちらで管理しています。



▲「Project Timeline」(上)、「Crew Planning」(下)の各画面

金苗: 今期から制作部隊が一緒になり、スケジュール管理をさらに徹底していくながれになりました。そこでCrew Planningもしっかり入力していかなければということになり、管理スタッフが更新してくれています。情報が現状とずれてしまうと意味がないんですが、まめに更新してくれているので信用度も高い。2人でこれを見ながら、リソース配分について話し合っています。入力してしまえば「9月はこの人が大変」など視覚的に理解できるので、だったらこの人をこの案件へ移動して、といった対策を打つことができます。

トキトウ:作業の偏りを分散できるようになっていったんですね。そして、そうした作業の実績をタイムログとして入力して行なってもらっていると言うことですが、そのあたりのお話を伺っていきたいと思います。

金苗:プロジェクトとは独立した「集計」というページを作っていて、そこでタイムログを一括管理しています。ディレクターの人たち、3DCGの人たちといったタブを設けて、スタッフ別にグルーピングしてあります。サマリーとして何時間働いたかが集計されるので、パっと見で誰が何時間働いているかがわかります。


▲プロジェクトとは独立した、タイムログ集計ページ。各プロジェクトのタスクに対して入力されたタイムログを一元的に管理する。作業者ごとに、プロジェクト、作業の種類などを入力し、その累積を人件費の計算に用いる。また、作業の種類とかかった時間から作業者のスキルの方向性を見定め、新たなタスクを振る際の見積もりにも使われる。そのため、営業的にも人材管理的にも大事な数字となることを説明し、継続的に入力を促し続けている

金苗:大事なのは、これは勤怠管理ではないということです。出退勤のタイムカードはまた別にあります。私が知りたかったのは、「勤務時間の中で何時間制作業務にあてているか」ということです。どこの工程にどれだけの時間がかかっているのか。それが見たくて出来上がったのが、このタイムログの集計ページです。

単なる手を動かしている時間の合計ではなく、時間のかかり方からその人の苦手作業も読み取ることができるんですよね。モデリングに時間がかかっているな、エフェクトが苦手そうだなとか。各プロジェ