>   >  企業経営に必須のバックオフィス業務をどう効率化する? GUNCY'S特別セミナー「CGスタジオ スタートアップサロン Vol.1」
企業経営に必須のバックオフィス業務をどう効率化する? GUNCY'S特別セミナー「CGスタジオ スタートアップサロン Vol.1」

企業経営に必須のバックオフィス業務をどう効率化する? GUNCY'S特別セミナー「CGスタジオ スタートアップサロン Vol.1」

映像・CGコンテンツの企画制作・コンサルティング・プロジェクト構築・講演などを手がけるGUNCY'Sは2018年1月23日、「CGスタジオ スタートアップサロン Vol.1」を東京・茅場町のFinGATE KAYABAで開催した。セミナーはいきなり交流会から始まり、参加者が飲食や交流をしながら講演に耳を傾けるという異色のスタイルで進行。個人事業主や小規模スタジオの経営者など約40名が参加し、バックオフィス業務に関する知見の収集や、ネットワーキングづくりなどに勤しむ中、「GUNCY'S流バックオフィス術」、「スタートアップのための税務講座」、「スマホで1日5分のフリーランス経理術」、そして「FinGATEの紹介」の講演が行われた。

TEXT & PHOTO_小野憲史 / Kenji Ono
EDIT_山田桃子 / Momoko Yamada

<1>GUNCY'Sの多彩なツールを組み合わせたバックオフィスシステム

小一時間ほどの交流タイムを経て、はじめに登壇したGUNCY'S代表取締役の野澤徹也氏は「GUNCY'S流バックオフィス術」と題して講演を行なった。野澤氏は「面倒なバックオフィス業務は全て外注すれば良い、という考え方もある」と前置きしつつ、「一般常識がないのに『軍師』を名乗るのは避けたかった」と説明。2015年に設立され、今年で4期目を迎える中で、どのような考えでバックオフィス業務の効率化を進めてきたかについて解説した。


野澤徹也氏(GUNCY'S)

はじめに野澤氏は「どのようなバックオフィス業務があるか具体的に書き出し、それらをツールを使って効率化していくプロセスで業務改善を行なっていった」とあかした。その結果、ひとまず下記のようなしくみに落ち着いたという。

他にプロジェクト管理ツールのWrike、ファイル共有ソフトのBox、チャットツールのslackなど。これらを互いにスクリプトで連携させている。



具体的には協力会社・クライアント・顧問弁護士・顧問税理士とは、それぞれSlackで共有チャンネルを作成し、リアルタイムで情報を共有。契約書もクラウドサインを使用し、顧問弁護士のチェック済み契約書をテンプレート化して再利用したり、過去の契約書をPDF化してクラウドで管理する。複雑なプロジェクトマネジメントもWrikeを使用すれば簡単に「見える化」でき、マイルストーンの計画を立てやすい。いずれもツール同士の連携を進めることで、さらに便利に活用できるという。

また、今や欠かせない存在となったのが、クラウド会計ソフトfreeeScanSnapの組み合わせだ。領収書の類いはその都度スキャンして内容を読み取り、freee上で記帳されるしくみを構築していると語った。

もっとも、こうしたツールの導入に際しては、しばしば現場の無理解や導入拒否といった現象がみられる。しかし野澤氏は「新しいツールにどんどんさわっていかなければ、進化が止まってしまう」と警鐘を鳴らした。1つのツールやソリューションに慣れることで、業務が最適化するメリットも理解できるが、どんどん新しいものを取り入れることが、リスク軽減につながるともいう。「もともと新しいものが出たら、試さずにはいられない性格が役立っています」(野澤氏)。


このようにバックオフィスのタスクが棚卸しできれば、あとは「毎月発生するもの」、「突発的に発生するもの」、「年に1回発生するもの」などと分類し、年間計画が立てられるようになる。こうなってはじめて、外注するものは外注すればいいと指摘した。よくわからないうちに外部の業者に丸投げしては、コストがかかるばかりで、個人事業主や起業仕立てのスタジオには向かないというわけだ。その上で「バックオフィス業務は個々でやるより、まとめてやったほうが効率的」と語り、協力の必要性を訴えた。

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